İzmir'de geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, binlerce sayfalık fiziksel evrakın elektronik ortama aktarılmasını sağlıyor. Uygulama, başlangıçta İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinde başlatılmış olup, ilerleyen dönemlerde diğer kamu kurumlarına yayılması planlanıyor.

İzmir İnovasyon ve Teknoloji A.Ş., kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerin artan arşiv yüküne çözüm sunmak amacıyla Dijital Arşiv Yönetim Sistemi'ni tanıttı. Bu sistem, fiziksel arşivlerde yaşanan belge kaybı riski, depolama alanı ihtiyacı ve erişim zorluklarını ortadan kaldırmayı hedefliyor. Kurumların arşiv süreçlerini dijital ortama taşıyarak iş süreçlerini hızlandırıyor.

İlk Uygulama Kendi Arşivlerinde Gerçekleştirildi
Projenin ilk aşamasında, İzmir İnovasyon ve Teknoloji A.Ş.'nin kendi fiziksel arşivleri dijitalleştirildi. Geçmiş yıllara ait binlerce belge taranarak dijital ortama aktarılmış, indeksleme çalışmaları tamamlanmış ve kullanıcıların ihtiyaç duyduğu belgelere saniyeler içerisinde ulaşabileceği bir altyapı oluşturulmuştur. Dijitalleşme sayesinde fiziksel belgelerin yıpranmasının önüne geçilirken, belge kaybı riski de önemli ölçüde azaltılmıştır. Belge arama, erişim ve paylaşım süreçlerinin hızlanması ile iş gücü ve zaman tasarrufu sağlanmıştır.

Kâğıt Tüketimini Azaltıyor
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, belgelerin fotokopi çekilerek farklı birimlere fiziksel olarak ulaştırılması ihtiyacını ortadan kaldırıyor. Belgelerin güvenli bir şekilde dijital ortamda paylaşılabilmesi, kâğıt tüketiminin azaltılmasını, baskı maliyetlerinin düşürülmesini ve doğal kaynakların korunmasına katkı sağlamayı amaçlıyor. Bu yönüyle proje, yalnızca kurumsal verimliliği artırmakla kalmıyor, çevresel sürdürülebilirliğe de destek veriyor.

Belediye İştiraklerinde Yaygınlaşıyor
İzmir İnovasyon ve Teknoloji A.Ş., geliştirdiği sistemi İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunmaya başladı. İştiraklerin ardından, belediyenin hukuk biriminde de sistemin uygulanması planlanmaktadır. Bu şekilde, belediye bünyesindeki farklı kurumların arşiv süreçlerinin ortak bir dijital altyapı üzerinden yönetilmesi hedefleniyor. İlerleyen süreçte, belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de sistemden yararlanması amaçlanıyor.

Belgeler Saniyeler İçinde Bulunabiliyor
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, yalnızca belge tarama hizmeti sunmakla kalmıyor. Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki bilgiler okunabilir dijital verilere dönüştürülüyor. Kullanıcılar, belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler üzerinden hızlı arama yapabiliyor. QR kod ve barkod destekli takip sistemi ile fiziksel bir belgenin teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar geçen tüm süreçler anlık olarak izlenebiliyor. Sistem, ayrıca mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegre çalışabilecek şekilde tasarlanmıştır.

On Binlerce Sayfa Kısa Sürede Dijital Ortama Aktarılıyor
Yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisi ile geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, web tabanlı yönetim ekranları ile toplu tarama süreçlerini bir araya getiriyor. Bu sayede on binlerce sayfalık arşivler kısa süre içinde dijital ortama aktarılabiliyor. İzmir İnovasyon ve Teknoloji A.Ş., geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi ile hem belediye iştiraklerinde hem de farklı sektörlerde dijital dönüşümü hızlandırmayı ve güvenli, sürdürülebilir bir arşiv yönetimi altyapısı oluşturmayı hedefliyor.